Un stock sans trous : comment arrêter les pertes en magasin

Un écart entre le rayon et le système peut venir d'une réception incomplète, d'une casse non enregistrée, d'une mauvaise variante, d'un transfert ou d'un vol. Le chiffre seul ne révèle pas la cause. Pour comprendre ce qui s'est passé, il faut un historique des mouvements et un comptage fait quand on peut encore remonter à l'événement.

Première habitude : compter à la réception

Comparez la quantité reçue à la commande et au bon de livraison avant de répartir les cartons dans le magasin. Vérifiez aussi le produit, la taille et la couleur : dix unités de la mauvaise variante ne sont pas une réception correcte de la commande.

1. Ouvrez la commande ou la liste de réception.
2. Comptez ce qui est réellement arrivé.
3. Notez manque, surplus ou casse, avec justificatif si besoin.
4. Prévenez le fournisseur et entrez en stock la quantité vérifiée.

Exemple pour illustrer : 24 unités commandées, 22 reçues. Enregistrer 24 automatiquement crée un écart avant même la première vente. Traiter l'écart le jour même évite de devoir le reconstituer en fin de mois.

Deuxième habitude : nommer chaque sortie

Un article cassé, jeté, donné en échantillon ou offert en cadeau est sorti du stock, même s'il n'a pas été vendu. Notez le type de mouvement, la quantité et le motif au plus près de l'événement. N'attendez pas l'inventaire pour « arranger le chiffre ».

Les kits demandent aussi une vérification : quand un coffret est vendu, assurez-vous que ses composants sortent du stock selon le paramétrage. Lors d'un retour, vérifiez que le produit est vendable avant de le remettre dans la quantité disponible.

Troisième habitude : compter peu, mais souvent

Choisissez un petit groupe d'articles importants pour votre commerce : produits chers, rapides ou ayant déjà présenté un écart. Commencez par un comptage hebdomadaire et mesurez le temps qu'il prend dans votre magasin. Ensuite, élargissez ou changez la fréquence selon les résultats.

Classez la liste de comptage par rayon. Pendant le comptage, sachez comment traiter les ventes et mouvements qui ont lieu en parallèle. Le comptage par échantillon est un outil de contrôle courant ; il ne remplace pas forcément un inventaire complet ni les exigences comptables qui s'appliquent au commerce.

Si le chiffre ne correspond pas, recomptez et vérifiez réceptions, ventes et retours avant de corriger. Une correction de quantité doit laisser un motif clair dans l'historique.

Quatrième habitude : surveiller le trajet entre points de vente

Un transfert en deux étapes comporte deux opérations distinctes : l'envoi et la réception. Sur KupaLi, à l'envoi, la quantité sort du stock disponible à l'origine et est enregistrée comme stock en transit. Au point de vente de destination, elle entre en stock après validation de la quantité reçue. Ne la laissez pas comme si elle était encore disponible à la vente chez l'expéditeur.

Comptez côté réception, comparez à ce qui a été envoyé et documentez un manque au lieu de le valider automatiquement. Dans un transfert immédiat, les deux côtés sont mis à jour par la même opération ; choisissez-le seulement s'il correspond à votre façon de travailler.

Comment enquêter sur un écart sans accuser d'avance ?

Partez de l'article et de la période entre deux comptages corrects. Vérifiez dans l'ordre : réception, ventes, kits, retours, casse et transferts. Regardez si la même erreur revient sur le même produit ou le même processus. Un lien entre un écart et un service ne prouve pas en soi un détournement.

Sur KupaLi, vous pouvez vous aider de l'historique du stock, des écrans de comptage et des alertes, selon l'offre et les droits. Les alertes d'anomalie indiquent quoi vérifier ; elles n'établissent pas qu'il y a eu vol. Le guide de gestion du commerce explique comment accéder à ces écrans.

Quel chiffre suivre ?

Commencez par la quantité et le coût de l'écart par article, et par le nombre d'écarts restés sans explication. Gardez la même méthode de mesure d'une période à l'autre. Si vous calculez un taux de démarque par rapport aux ventes ou au coût des ventes, indiquez clairement la base de calcul ; ne comparez pas des indicateurs construits différemment.

Exemple simple : un manque de trois unités à 40 ₪ de coût est un écart de stock de 120 ₪ au coût. Le prix de vente n'est pas le coût que le commerce a déjà dépensé, et enregistrer l'écart n'en explique pas encore la cause.

Pour la négociation et les remises, voir le guide du prix plancher. Si vous vendez aussi en ligne, passez à la gestion du stock en vente en ligne. Les outils de stock et leur disponibilité par offre sont sur la page des fonctionnalités.