Qu'est-ce qu'une caisse informatisée ? Le guide complet

Une caisse informatisée est un logiciel qui enregistre chaque vente, émet un reçu pour le client et garde les données pour les rapports, le stock et le comptable. Elle fonctionne sur un ordinateur, une tablette ou un téléphone, et se branche à du matériel comme une imprimante de reçus, un lecteur de codes-barres et un tiroir-caisse. Une caisse dans le cloud garde les données sur un serveur, et le commerçant les consulte de partout.

En bref

• Ce qu'elle fait : vente, reçu, clôture de caisse, stock et rapports.
• De quoi elle se compose : un logiciel, un appareil, des périphériques et, en général, Internet.
• Ce que la loi exige : chaque encaissement documenté et un logiciel inscrit au registre des logiciels de l'Autorité fiscale (מרשם התוכנות).
• Ce qui est payant : le logiciel, le matériel et l'encaissement par carte. Trois coûts séparés.

Quelle différence entre caisse enregistreuse et caisse informatisée ?

La caisse enregistreuse classique est un appareil fermé : clavier, tiroir et imprimante. Elle enregistre des montants et imprime un récapitulatif du jour. La caisse informatisée est un logiciel. Elle reconnaît chaque produit par son nom et son code-barres, met à jour le stock, gère les clients et produit des rapports. Au quotidien, les deux termes sont presque synonymes, et les logiciels dans le cloud s'appellent aussi « caisse enregistreuse ». → Qu'est-ce qu'une caisse enregistreuse · Qu'est-ce qu'une caisse intelligente

Comment fonctionne une caisse informatisée

Chaque vente passe par cinq étapes :

1. On ajoute les produits : on scanne le code-barres, on touche l'écran ou on pèse.
2. La caisse calcule : prix, promotions, remises et TVA (18 % depuis le 1er janvier 2025).
3. Le client paie : espèces, carte, téléphone, bon ou chèque.
4. Le reçu sort : imprimé ou envoyé au client.
5. Les données sont enregistrées : le stock baisse, les rapports se mettent à jour, et en fin de journée on clôture la caisse (rapport Z, דוח Z).

Les trois éléments : logiciel, matériel et Internet

1. Logiciel

C'est ici qu'on définit les produits, les prix, les employés et les droits d'accès, et c'est d'ici que sortent les reçus et les rapports.

• Logiciel installé : il tourne sur un seul ordinateur du magasin, qui garde les données. Sans sauvegarde, si l'ordinateur grille, les données partent avec lui.
• Logiciel dans le cloud : il tourne dans le navigateur ou dans une appli. Les données sont sur un serveur, et on voit les rapports même depuis chez soi.

2. Matériel

Équipement	Nécessaire ?	À savoir
Ordinateur, tablette ou téléphone	Oui	Une caisse dans le cloud fonctionne en général sur un appareil que vous avez déjà.
Imprimante de reçus	Presque toujours	Imprimante thermique, sans encre. Papier de 80 ou 58 mm.
Terminal de paiement	Si vous acceptez les cartes	Séparé de la caisse ou relié à elle. → Pinpad : c'est quoi
Lecteur de codes-barres	En magasin avec beaucoup de produits	La plupart fonctionnent comme un clavier, sans installation.
Tiroir-caisse	Si vous encaissez en espèces	Se branche en général sur l'imprimante et s'ouvre en fin de vente.
Balance	Fruits et légumes, traiteur, boucherie	Balance reliée à la caisse, ou balance qui imprime une étiquette code-barres.

Le matériel compatible avec KupaLi : matériel pris en charge.

3. Internet

Une caisse locale garde les données au magasin et fonctionne sans Internet. Une caisse dans le cloud les garde sur un serveur, et ne fonctionne sans Internet que si elle a un mode hors ligne. → Caisse en ligne ou hors ligne : que se passe-t-il quand Internet tombe

Encaissement par carte et pinpad

L'encaissement par carte est le chemin par lequel l'argent de la carte du client arrive sur le compte bancaire du commerce. Il faut un contrat avec un acquéreur (société d'encaissement) et un terminal. Au deuxième trimestre 2026, les petits commerces ont payé une commission moyenne d'environ 1,07 % (calcul KupaLi d'après le tableau J040 de la Banque d'Israël). Le pinpad est un terminal de paiement relié à la caisse. Le client y approche sa carte ou son téléphone, ou insère sa carte et tape son code, et la caisse lui envoie le montant, sans double saisie. → Encaissement par carte : combien ça coûte · Pinpad : c'est quoi et comment le brancher

Ce que la loi exige en Israël

1. Un document pour chaque vente. Chaque encaissement est documenté, et le client reçoit un reçu. C'est ce que prévoient les règles de l'impôt sur le revenu sur la tenue des livres comptables (הוראות ניהול פנקסי חשבונות).
2. Un logiciel inscrit. Un logiciel de comptabilité fourni à d'autres entreprises doit être inscrit au registre des logiciels de l'Autorité fiscale, même gratuit. On vérifie dans la base publique de l'Autorité fiscale, qui indique aussi la validité de l'autorisation.
3. Un fichier au format unifié (קובץ במבנה אחיד). Un logiciel inscrit produit deux fichiers, INI.TXT et BKMVDATA.TXT, pour le comptable et les contrôles.
4. Conservation d'au moins 7 ans après la fin de l'année fiscale.
5. Le numéro d'allocation (מספר הקצאה) n'est exigé que sur une facture fiscale pour un assujetti à la TVA (עוסק מורשה) qui l'a demandé, au-delà de 5 000 ₪ hors TVA (depuis le 1er juin 2026). Un reçu pour un client particulier n'a pas besoin de numéro d'allocation.
6. Espèces : une transaction jusqu'à 6 000 ₪ peut être payée en espèces. Au-delà, les espèces sont limitées à 10 % du montant ou 6 000 ₪, le plus bas des deux (depuis le 1er août 2022).
7. Le prix affiché fait foi. Si la caisse sort un prix plus élevé que le prix affiché, le client paie le prix affiché.

L'inscription au registre est une formalité technique. Elle ne certifie pas que le logiciel respecte toutes les règles, et la responsabilité reste au commerçant. Ce qui s'applique à votre commerce, vérifiez-le avec votre comptable. → Caisse enregistreuse informatisée : ce que la loi exige vraiment

Combien coûte une caisse informatisée ?

1. Logiciel : abonnement mensuel, par point de vente ou par poste. Vérifiez ce qui est inclus et ce qui est en option payante.
2. Matériel : si vous avez un ordinateur ou une tablette, une imprimante de reçus suffit parfois.
3. Encaissement par carte : une commission sur chaque transaction par carte, selon le contrat avec l'acquéreur. Parfois aussi des frais de terminal.

Questions à poser avant de signer :

1. Y a-t-il des frais d'installation ?
2. Y a-t-il un engagement ?
3. Combien coûte un poste ou un point de vente de plus ?
4. Comment fonctionne le support ?
5. Peut-on exporter ses données si on part ?

Existe-t-il une caisse informatisée gratuite ?

Oui. « Gratuit » concerne le logiciel. Le matériel et l'encaissement par carte se paient à part, et toutes les obligations légales s'appliquent aussi à une caisse gratuite. → Caisse gratuite : ce qui est vraiment gratuit, ce qui est payant

Choisir une caisse selon le type de commerce

Type de commerce	Ce qu'il faut vérifier
Café	Suppléments à la commande, écran cuisine, rapidité en file d'attente
Épicerie	Codes-barres, beaucoup de produits, stock et achats
Boutique de vêtements	Tailles et couleurs, échanges et avoirs
Boulangerie	Vente au poids et à l'unité, production du jour
Salon de coiffure	Agenda de rendez-vous, prestations et commissions des employés
Stand / Food truck	Vente sur mobile, travail sans Internet stable

Les 26 types de commerce : caisse par type de commerce.

Exemple : la caisse informatisée KupaLi

1. Elle fonctionne dans le navigateur, sur l'ordinateur, la tablette ou le téléphone que vous avez déjà.
2. Caisse enregistreuse à 79 ₪ ou Caisse intelligente à 119 ₪, par point de vente et par mois + TVA. Sans frais d'installation ni engagement.
3. Internet tombe ? Vous continuez à vendre en espèces et par chèque, et tout se synchronise au retour de la connexion.
4. La carte de deux façons : sur le terminal que vous avez déjà, ou sur un pinpad relié à la caisse (1 500 ₪ + TVA). Avec le pinpad, la caisse lui envoie le montant toute seule, et le client paie.
5. Inscrite au registre des logiciels de l'Autorité fiscale, avec le fichier au format unifié dans toutes les formules.
6. Aide : un assistant intelligent dans le système à toute heure, et un support par e-mail.

Essai gratuit de 14 jours Tarifs

Les débuts

Année	Ce qui s'est passé
1879	Les frères James et John Ritty, de Dayton (Ohio), obtiennent un brevet de caisse enregistreuse mécanique.
1884	John Patterson rachète la société et la nomme National Cash Register, aujourd'hui NCR.
1906	Charles Kettering construit chez NCR la première caisse électrique.
1974	Un code-barres UPC est scanné pour la première fois en caisse, dans un supermarché de l'Ohio.
2010–2011	La caisse sur iPad : le logiciel passe sur tablette, et les données dans le cloud.

Autres questions

Que doit contenir un reçu ?

Le nom du commerce, le numéro d'entreprise, les articles, la date, l'heure et le numéro d'opération.

La caisse doit-elle être inscrite auprès de l'Autorité fiscale ?

Un logiciel de comptabilité fourni à des entreprises doit être inscrit au registre des logiciels, même gratuit. On vérifie dans la base de l'Autorité fiscale.

La caisse émet-elle des factures fiscales ?

Ça dépend du logiciel. Certaines caisses n'émettent que des reçus, et les factures fiscales se font alors dans un logiciel de facturation.

Peut-on relier un terminal de paiement à la caisse ?

Oui, si le logiciel gère un terminal intégré. Sinon, on encaisse sur un terminal séparé et on indique dans la caisse que le paiement s'est fait par carte.

Que deviennent les données quand on change de caisse ?

Un logiciel inscrit produit un fichier au format unifié avec toutes les données. Dans KupaLi, on le télécharge dans toutes les formules.

Existe-t-il une caisse en russe ou en arabe ?

Oui. Dans KupaLi, chaque employé choisit la langue de son écran, dont le russe et l'arabe. Le reçu client sort toujours en hébreu.

Combien coûte une caisse informatisée ?

Logiciel, matériel et encaissement par carte, chacun à part. Chez KupaLi, le logiciel coûte 79 ₪ ou 119 ₪ par point de vente et par mois + TVA.