כמה לאפות במאפייה: לפי שעות המכירה, לא לפי תחושה

כמה לאפות במאפייה? התחילו מממוצע המכירות באותו יום בשבוע בארבעת השבועות האחרונים, מפוצל לפי שעות. אפו במנות קטנות לפי עקומת השעות, קבעו לכל מוצר שעת אפייה אחרונה, ומדדו שני דברים: מה נשאר בסגירה ומה חסר מהוויטרינה בשעת השיא. מי שסופר רק את השאריות מפספס את המכירות שהפסיד.

אתם יודעים בדיוק כמה נשאר בסוף היום. אתם כנראה לא יודעים כמה לקוחות הסתכלו על מגש ריק בחמש אחר הצהריים והמשיכו הלאה. שני המקרים הם אותה טעות תכנון: מגש מלא בסגירה הוא חומר גלם שכבר נשרף, ומגש ריק בשיא הוא מכירה שלא קרתה. מי שמודד רק את הראשון נוטה לאפות פחות ופחות, ואז נתקל בשני.

אין צורך באלגוריתם כדי להתחיל. המכירות של השבועות הקודמים הן נקודת מוצא טובה יותר מהתחושה של האופה, והדף שתנהלו יראה לכם איפה התחושה טועה.

כמה לאפות במאפייה: שלושה מספרים לכל מוצר

קחו דף, או גיליון אלקטרוני, ופתחו שורה לכל מוצר מרכזי: בורקס, חלה, קרואסון, עוגיות. לכל יום רשמו שלושה מספרים.

הראשון הוא כמה נמכר. השני הוא כמה נשאר בסגירה. השלישי הוא החשוב ביותר ונשכח לרוב: באיזו שעה המוצר נגמר, אם נגמר. "חסר בשיא" פירושו שהמגש היה ריק או כמעט ריק בשעה שבה הכי הרבה אנשים עוברים ליד.

הנה חשבון לדוגמה, עם מספרים שהמצאנו להמחשה בלבד. מגש בורקס מכיל עשרים וארבע יחידות. חומרי הגלם ליחידה עולים שלושה שקלים והמחיר בוויטרינה שמונה שקלים, כלומר חמישה שקלים רווח ליחידה לפני שכר ושאר ההוצאות. אם נשארו שש יחידות בסגירה, איבדתם שמונה עשר שקלים של חומרי גלם. אם הוויטרינה הייתה ריקה ארבעים דקות בשיא ועשרה לקוחות המשיכו הלאה, איבדתם חמישים שקלים של רווח. השאריות כואבות יותר כי הן מול העיניים. ההפסד השני סמוי, ולכן הוא חוזר כל יום.

כלל אצבע שאפשר להפעיל כבר בשבוע הראשון: אם מוצר נגמר לפני שעת השיא פעמיים באותו שבוע, הגדילו את האפייה של הבוקר או הוסיפו אפייה קטנה לפני השיא. אם נשארו יותר מכמה יחידות פעמיים באותו שבוע, הקטינו. שינוי של מגש אחד בכל פעם מספיק. אל תקפצו משלושה מגשים לחמישה.

את המספרים אפשר לרשום ביד, אבל קל יותר לשלוף חלק מהם מיומן המכירות של הקופה. הקופה הרושמת של קופה-לי (₪79 לכל סניף לחודש + מע״מ) כוללת דוחות לכל תקופה וייצוא נתונים, כך שאפשר לראות כמה נמכר ולהעביר את הנתונים לגיליון. ואם חלק מהפער נולד כבר בקבלת הסחורה, כדאי לקרוא גם על הפסדי מלאי ודליפות.

מעקומת המכירות לשעות האפייה

אחרי שבוע או שניים של רישום תראו עקומה. במאפייה שכונתית היא יכולה להיראות כך: גל בבוקר, שקט באמצע היום, גל קטן אחר הצהריים. אצל כל אחד השעות שונות, ולכן אין טעם להעתיק לוח זמנים ממאפייה אחרת. העקומה שלכם היא מה שקובע.

מהעקומה יוצאים שלושה כללים תפעוליים.

ראשית, אפו קצת לפני כל גל ולא הרבה מראש. מגש שיוצא מהתנור שעה לפני השיא נראה טרי כשהלקוחות מגיעים. מגש שיצא שלוש שעות קודם נראה אחרת, וגם נמכר אחרת.

שנית, קבעו לכל מוצר שעת אפייה אחרונה. אחרי השעה הזאת לא מכניסים מגש חדש, גם אם הוויטרינה נראית דלילה. מגש מלא בסגירה לא מוסיף ללקוח שום דבר, ולכם הוא עלות שכבר יצאה מהכיס.

שלישית, יש ימים שהעקומה בהם אחרת, ולכן לא מערבבים אותם עם ימים רגילים. ערב שבת וערב חג הם המועמדים הברורים, וכדאי לבדוק בנתונים שלכם אם השיא שלהם מוקדם יותר. גם יום גשם עשוי לשנות את התמונה. לכל סוג של יום חריג פתחו שורה משלו, ובפעם הבאה שהוא יחזור תתחילו מהמספר ולא מניחוש.

בימים רגילים ממוצע של ארבעה שבועות דומים עובד טוב. בחגים אין לכם ארבעה שבועות דומים, יש לכם שנה שעברה. אם לא שמרתם את המספרים, התחילו לשמור עכשיו, ובינתיים אפו בזהירות והוסיפו מנות קטנות במהלך הבוקר.

מכירת סוף יום: מתי מורידים מחיר ובכמה

גם עם תכנון טוב נשאר משהו. השאלה היא לא אם להוריד מחיר, אלא מתי ובכמה. ואת זה מחליטים מראש, לא לפי מצב הרוח של מי שעומד מאחורי הדלפק.

קבעו שעה. למשל חצי שעה לפני הסגירה, או כשנשארו פחות ממספר מסוים של יחידות. אותה שעה כל יום, כדי שהצוות לא יצטרך להחליט.

עכשיו החשבון, ושימו לב מה הוא לא כולל. ברגע שהבורקס אפוי, שלושת השקלים של חומר הגלם כבר הוצאו, ולכן כל מחיר מעל אפס עדיף על הפח. מחיר הרצפה לא נועד לכסות את חומר הגלם. הוא נועד להגן על המכירות של הצהריים. נניח שבדוגמה שלנו שלושה לקוחות קבועים לומדים לחכות: במקום לשלם שמונה שקלים בצהריים הם משלמים ארבעה שקלים בשש. מכל אחד מהם הכנסתם ארבעה שקלים פחות, ובסך הכול שנים עשר שקלים פחות ביום, בלי שמכרתם יחידה אחת נוספת. לכן את המחיר בודקים מול מה שקורה בצהריים. אם מכירות הצהריים ירדו אחרי שהתחלתם, המחיר נמוך מדי או שהשעה מוקדמת מדי.

הפרידו את המוצרים המוזלים פיזית מהוויטרינה הרגילה: מגש נפרד, סל או מדף עם שלט ברור. אם הם יושבים ליד הרגילים, לקוחות קבועים מגלים שאפשר לחכות לשש בערב ולקנות בזול. על קביעת מחיר מינימום שלא פוגע ברווח כדאי לקרוא גם את המדריך על מחיר רצפה.

שתי חלופות להנחה פשוטה: שקית "סוף יום" מוכנה מראש במחיר אחיד, שמקלה על הצוות ועל הלקוח, ותרומה של מה שנשאר. מכירה של מוצר שהוקפא והופשר, החזקת מוצרי קרם ותרומת מזון תלויות כולן בדרישות משרד הבריאות ובתנאי רישיון העסק שלכם. בדקו אותן מול הרשויות לפני שאתם מתחילים, ולא בערב חג.

מוצר מוזל צריך גם מחיר גלוי ללקוח. לפני שאתם מדפיסים שלטים חדשים, בדקו מה הרשות להגנת הצרכן ולסחר הוגן מפרסמת היום על הצגת מחירים בעסק שמוכר לצרכנים. הכללים משתנים. זה הסבר כללי ולא ייעוץ משפטי.

בית קפה וקרמים: מוצר עם חיי מדף קצרים יותר

בבית קפה השיטה זהה, אבל יש הבדל אחד. עוגת קרם ועוגת גבינה לא מתנהגות כמו לחם. חיי המדף שלהן קצרים יותר והן צריכות קירור, ולכן קשה יותר למכור בהנחה מגש שנשאר בערב בלי לפגוע באיכות.

בשביל זה מגדירים שני סוגי מוצרים. הראשון יציב: מאפים, עוגיות, לחם. עליו אפשר להפעיל את כל מה שנאמר למעלה. השני רגיש: קרמים ומוצרים קרים. ממנו אפו כמויות קטנות יותר, בלי מלאי גדול בשעות הבוקר, והחליטו מראש כמה זמן אתם מוכנים להחזיק אותו, בכפוף להנחיות משרד הבריאות ולתנאי הרישיון. מי שמסתכל על מספרי המכירה של עוגת קרם בשבוע שקט יגלה לעיתים שהוא אופה יותר ממה שהוא מוכר, וזו בדיוק הנקודה שבה שלושת המספרים עוזרים.

בבית קפה אפשר גם לשלב מבצע קטן לסוף היום, כמו קפה ומאפה במחיר משותף אחרי שעה מסוימת. כך המאפה שנשאר נמכר בלי להכריז על הנחה, והקפה שבא איתו מחזיר חלק מהפחת. בדקו את החשבון לפי עלות המאפה, לא לפי המחיר בוויטרינה.

שבוע ניסוי: איך בודקים שזה עובד

לא צריך לשנות את כל המאפייה ביום אחד. בחרו מוצר אחד, מהסוג שנמכר הרבה ונשאר הרבה, והפעילו עליו לוח אפייה חדש לשבוע שלם.

רשמו שלושה דברים ביום: כמה יחידות נשארו בסגירה, באיזו שעה המוצר נגמר וכמה נמכר. בסוף השבוע השוו לשבוע שלפניו. אם השאריות ירדו והמכירות לא, התכנון עובד. אם השאריות ירדו אבל המוצר נגמר מוקדם יותר, צמצמתם יותר מדי והפסדתם מכירות. אם לא השתנה כלום, שינוי של מגש אחד כנראה קטן מדי.

שנו משתנה אחד בכל פעם. אם שיניתם גם את כמות האפייה וגם את שעת ההנחה, לא תדעו מה פעל. ורק אחרי שמוצר אחד התייצב, עברו למוצר הבא.

אל תזרקו את הדף בסוף השבוע. הוויכוח "נראה לי שאפינו יותר מדי" נגמר ברגע שיש שורה על הנייר. וכשאתם מעבירים את האחריות על האפייה לאדם אחר במשמרת, הדף הזה הוא ההדרכה.

זה הסבר כללי. הכללים בנושא הצגת מחירים ומזון משתנים, ולכן כדאי לוודא מול הפרסומים הרשמיים של הרשות להגנת הצרכן ושל משרד הבריאות, ובמקרה הצורך מול יועץ משפטי.

בקצרה

• הניחו בסיס: ממוצע אותו יום בשבוע בארבעת השבועות האחרונים, לפי שעות.
• רשמו לכל מוצר שלושה מספרים: נמכר, נשאר ובאיזו שעה נגמר.
• אפו במנות קטנות לפני כל גל וקבעו שעת אפייה אחרונה לכל מוצר.
• קבעו מראש שעת הנחה, והפרידו את המוצרים המוזלים מהוויטרינה כדי לא ללמד לקוחות לחכות.
• בדקו מוצר אחד בשבוע ושנו משתנה אחד בכל פעם.

מקורות

• עמוד המחירים של קופה-לי